2.2.3 Mantenimiento y actualizaciónd el Fichero

El mantenimiento y actualización del Fichero basa su potencial en la obtención y eficaz transmisión de todo tipo de datos e informes desde los Centros Penitenciarios a la Secretaría General de Instituciones Penitenciarias, para lo que deberán tenerse en cuenta las siguientes indicaciones: • Los responsables de organizar, dirigir e impulsar estos aspectos en los Centros Penitenciarios serán los Subdirectores de Seguridad o, en su defecto, los Subdirectores de Régimen. • Deberá remitirsea l aSubdirecciónGeneral de Tratamiento y Gestión Penitenciaria, al n° de fax o la dirección de correo electrónico colectivos.especiales@dgip.mir.es del Area de Colectivos. Especiales el mismo día que se produzca, con indicación del grupo al que pertenece el interno, la siguiente información: 1. Propuestas de licenciamiento definitivo y acuerdos de elevación del expediente de libertad condicional. 2. Excarcelaciones para traslado a otro Centro, a Hospital extrapenitenciario, diligencias, permisos de salida, etc. 3. Ingreso procedente de traslado, ya s e a en tránsito o como destino. 4. Las modificaciones en su situación penal y procesal (nuevas causas, cambios de procedimiento, libertades retenidas, pase a penado, condena, etc). 5. Las modificaciones en su situación penitenciaria (grado de clasificación, acuerdos de aplicación y cese de régimen cerrado de preventivos, redención, fechas posibles de cumplimiento, permisos de salida, aplicación de limitaciones regimentales conforme al art. 75 RP.). 6. Los acuerdos de los órganos colegiados y las resoluciones de los órganos unipersonales que les afecten (sanciones impuestas cuando sean firmes, cancelación de éstas, destinos, recompensas, propuestas de aplicación del art. 10 LOGP. y sus revisiones, propuestas de asignación de modalidad, propuestas de grado de clasificación...). 7. Los acuerdos de intervención de comunicaciones. 8. Comunicaciones con letrados, indicando nombre de losmismos. 9. Cualquier incidente regimental que protagonicen, incluso sospecha de que puedan protagonizarlo, adjuntando en los supuestos de incidentes graves, los partes de los Funcionarios y Jefes de Servicios. 10. Propuestas de traslados del tipo y por el motivo que sean. 11. Participación en actividades programadas. 12. Autos u otras resoluciones de los Jueces de Vigilancia o Audiencias, que resuelvan recursos o quejas planteadas por estos internos, siempre que tengan alguna trascendencia para el régimen del Establecimiento. Si las resoluciones afectan a comunicaciones, visitas y material informático, se remitirán también a Coordinación de Seguridad y al Director de Seguridad Interior y Gestión Penitenciaria. 13. Cualquier otra información de interés. No será necesario remitir estos datos respecto d el o sinternoscuyos datos se incluyen en el colectivo de CONTROLDIRECTO. o En relación con los internos incluidos en los grupos Bandas Armadas (BA) Delincuencia Organizada (DO) y CONTROL DIRECTO (CD), cuando se trate deasuntos urgentes se informará telefónicamente a las unidades encargadas del control y seguimiento de estos internos (Coordinador de Programasd e ControlY Seguimiento o Area de Colectivos Especiales, respecto de los dos primeros grupos y Dirección de Seguridad Interior y Gestión Penitenciaria, respecto del último). o Si por ser día no laborable u otras circunstancias no fuere posible localizar a los profesionales de las Áreas, la circunstancia deberá comunicarse a la Inspección de Guardia. Se consideran asuntos urgentes: 1. Libertades que supongan la excarcelación del interno, antes de que s e produzca la misma. 2. Autos u otras resoluciones judiciales que acuerden la clasificación o progresión al tercer grado de tratamiento. 3. Salidasdepermisoantesdequeseproduzcan. 4. Fallecimientos. 5. Agresiones o incidentes graves, en los que se produzcan lesiones o daños. 6. Resoluciones judiciales que modifiquen el régimen de vida de los mismos, al margen de las previsiones establecidas en la legislación penitenciaria. • Los viernes de cada semana o el día inmediatamente anterior si este fuesefestivo, se remitirán los datos estadísticos, conforme modelo que aparece en el ANEXO-I. o El hecho de estar incluido en la base de datos, deberá hacerse constar de forma clara en la portada del expediente personal de éstos y en toda la documentación que se remita a las Unidades de la Secretaría General y a otros Establecimientos Penitenciarios, antepuesta al nombre y apellidos de los internos.